由于市場經濟的極大的不確定性,企業的應收賬款很可能最終不能夠全部收回,即可能發生部分或者全部的壞賬。所謂壞賬,是指不能夠收回的應收賬款。一般認為如果債務人死亡或者破產,以其剩余財產、遺產抵償后仍然不能夠收回的部分;欠賬時間超過三年的應收賬款都可以確認為壞賬。企業對于可能發生的壞賬,有兩種不同的會計處理方法:即平時并不對可能發生的壞賬進行預計,而只是到壞賬實際發生時直接沖銷應收賬款(按我國現行會計制度,已取消這種核算方法)。
(一)資產負債表日,應收款項發生減值的,按應減記的金額,借記“資產減值損失”科目,貸記本科目。本期應計提的壞賬準備大于其賬面余額的,應按其差額計提;應計提的壞賬準備小于其賬面余額的差額做相反的會計分錄。
(二)對于確實無法收回的應收款項,按管理權限報經批準后作為壞賬,轉銷應收款項,借記本科目,貸記“應收票據”、“應收賬款”、“預付賬款”、“應收分保賬款”、“其他應收款”、“長期應收款”等科目。
(三)已確認并轉銷的應收款項以后又收回的,應按實際收回的金額,借記“應收票據”、“應收賬款”、“預付賬款”、“應收分保賬款”、“其他應收款”、“長期應收款”等科目,貸記本科目;同時,借記“銀行存款”科目,貸記“應收票據”、“應收賬款”、“預付賬款”、“應收分保賬款”、“其他應收款”、“長期應收款”等科目。
對于已確認并轉銷的應收款項以后又收回的,也可以按照實際收回的金額,借記“銀行存款”科目,貸記本科目。
四、本科目期末貸方余額,反映企業已計提但尚未轉銷的壞賬準備。
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